Saat ini, lanjut Hodidjah, sebagian besar arsip sudah terdigitalisasi, namun banyak juga yang belum terdigitalisasi. Dana digitalisasi arsip yang terbatas tidak seimbang dengan jumlah penambahan arsip yang ada setiap harinya.
Tugas Kantor Pertanahan sebagai instansi yang memberikan pelayanan di bidang pertanahan, antara lain adalah melaksanakan pemeliharaan data hak tanah.
Kegiatan pemeliharaan data terdiri dari Balik Nama, Perubahan Hak, Pemekaran Wilayah, Perpanjangan Hak, Pencatatan Hak Tanggungan, Pencatatan Roya, Pengecekan, Blokir dan angkat blokir, Sita dan angkat sita.
Semua kegiatan tersebut sangat tergantung dari Buku Tanah dan warkah yang ada di Kantor Pertanahan.
Buku Tanah dan warkah dapat diibaratkan sebagai jantung pelayanan, karena Buku Tanah sebagai parameter dalam mencocokan keaslian sertifikat yang dipegang pemiliknya dengan arsip yang ada di Kantor Pertanahan.
Semua jenis pelayanan yang telah disebutkan di atas harus disesuaikan dulu dengan Buku Tanah yang ada, proses pencarian arsip yang masih lambat akan menyebabkan terhambatnya pula pelayanan tersebut.
